La struttura della Vista Gantt

La struttura a sinistra della Vista Gantt funziona allo stesso modo della Vista struttura del progetto: entrambe mostrano l'elenco di attività contenute nel progetto, entrambe aggiungono le attività allo stesso modo ed entrambe possono essere personalizzate scegliendo le colonne in modo indipendente.

Colonne della struttura della Vista Gantt

Le colonne disponibili per la visualizzazione nella struttura delle attività della Vista Gantt sono le stesse di quelle disponibili nella Vista struttura del progetto. Per un elenco completo, vedi Colonne della struttura del progetto.

Creazione della struttura del progetto

Organizzare le attività con gli strumenti forniti nel diagramma di Gantt, con la finestra di impostazioni Attività e con i comandi del menu è un modo veloce ed efficace per plasmare il tuo progetto. Puoi modellare con precisione il lavoro da fare selezionando le attività (rappresentate dalle barre nel diagramma) e spostandole, oppure scegliendo una serie di comandi di trasformazione disponibili correlati alla struttura delle attività e del progetto.

Raggruppamento di attività

Quando crei un progetto, puoi organizzare le attività in un semplice elenco in cui ogni attività è di pari livello alle altre. Può essere tuttavia utile raggruppare le attività in modo gerarchico, per rappresentare meglio le relazioni che intercorrono tra di loro.

Le attività sono rappresentate nella colonna Titolo mediante un numero che precede ognuna. Quando selezioni Vista > Struttura attività > Numerazione gerarchica, le attività più in alto nella gerarchia sono rappresentate da numeri interi, mentre le attività ai livelli inferiori presentano punti per ogni livello della gerarchia sotto il primo: il primo figlio dell'Attività 1 sarà l'Attività 1.1, il primo figlio dell'Attività 1.1 sarà l'Attività 1.1.1 e così.

Quando a un'attività viene assegnata la sua prima attività figlio, viene convertita in un raggruppamento di attività e assume proprietà specifiche del tipo di raggruppamento.

Esistono diversi modi per gestire il raggruppamento, a seconda che si parta da un insieme esistente di elementi che desideri aggiungere a un gruppo, dalla conversione di un elemento esistente in un gruppo o dalla creazione di una nuova attività di gruppo.

• Per convertire un'attività in un raggruppamento che include nuove attività figlio:

  1. Seleziona l'elemento al quale desideri assegnare attività secondarie.
  2. Scegli Struttura > Aggiungi > Aggiungi figlio (Comando-}).
  3. L'elemento selezionato diventa un raggruppamento con un'attività figlio.
  4. Aggiungi altre attività premendo A capo.

• Per portare le attività in un raggruppamento all'interno di un'attività di pari livello sopra di esse nella struttura:

  1. Seleziona gli elementi da raggruppare.
  2. Scegli Struttura > Applica rientro (Comando-]), oppure Tab, a seconda dell'impostazione nelle preferenze.
  3. Gli elementi diventano figli dell'elemento sopra di loro nella struttura.

• Per inserire attività in un nuovo raggruppamento:

  1. Seleziona gli elementi da raggruppare.
  2. Scegli Struttura > Raggruppa (Comando-Opzione-L).
  3. Gli elementi selezionati diventano figli di un nuovo gruppo.

• Per creare un nuovo raggruppamento vuoto:

  1. Scegli Struttura > Aggiungi > Raggruppa.
  2. Viene creato un nuovo gruppo vuoto.
  3. Per aggiungere elementi all'interno del gruppo, aprilo facendo clic sul triangolo accanto al nome del gruppo (o sulla barra relativa nel diagramma di Gantt) e, con il gruppo selezionato, crea nuove attività come di consueto.

Collegamento tra attività e dipendenze

Quando un'attività deve essere completata prima che un'altra possa iniziare, tra le due attività esiste una dipendenza. La definizione delle dipendenze nel progetto è fondamentale per comprendere il percorso critico delle attività, che determina il completamento del progetto nel rispetto di tempi e budget.

Utilizzando il diagramma di Gantt nella Vista Gantt è possibile rappresentare le relazioni tra le attività mediante le linee di dipendenza. Una linea di dipendenza viene tracciata dall'inizio o dalla fine di un'attività (o di un raggruppamento, o si un'attività cardine) all'inizio o alla fine di un'altra.

Quando crei una dipendenza, l'attività dipendente viene riprogrammata automaticamente per rispettarla. Anche apportando ulteriori modifiche alla programmazione ed eseguendo livellamenti, le attività continuano a seguire le dipendenze. Se una dipendenza diventa impossibile o se forzi manualmente un'attività perché smetta di rispettare le proprie dipendenze, si verifica una violazione, che potrai risolvere nella finestra Violazioni.

Esistono vari modi per collegare le attività:

• Seleziona due o più attività nella vista struttura o nel diagramma di Gantt, quindi fai clic sul pulsante Collegamento della barra degli strumenti per creare una dipendenza da fine a inizio tra ogni attività successiva.
• Seleziona due o più attività nella struttura delle attività o nel diagramma di Gantt, quindi fai clic sul triangolo nell'angolo del pulsante Collegamento (oppure fai clic e tieni premuto il pulsante Collegamento) per richiamare un menu di tipi di dipendenze da cui scegliere il tipo desiderato.
• Posiziona il puntatore del mouse sulla barra di un'attività nel diagramma di Gantt, quindi trascina una delle frecce visualizzate all'inizio o alla fine della barra. Questa diventa una linea di dipendenza, che puoi quindi rilasciare sull'inizio o sulla fine di un'altra attività, di un altro raggruppamento o di un'altra attività cardine. Il tipo di dipendenza dipende dal fatto che il trascinamento avvenga dall'inizio alla fine dell'attività dipendente o che il rilascio avvenga sull'inizio o sulla fine di tale attività.
• Nella colonna Elementi dipendenti o Prerequisiti di un'attività, digita un codice dipendenza o prerequisito. Questi codici combinano gli ID delle attività coinvolte e il tipo di dipendenza, nel modo che segue:

1. Una dipendenza Da inizio a fine dall'attività con ID 1
2. Una dipendenza Da inizio a inizio dall'attività con ID 1
3. Una dipendenza Da fine a inizio dall'attività con ID 4.1. FI (da fine a inizio) è il tipo di dipendenza più comune, quindi l'ID di un'attività senza lettera viene considerato di tipo FI di default.
4. Una dipendenza Da fine a inizio dall'attività con ID 4.2, con un anticipo di un giorno.

Attività ricorrenti

Un'attività ricorrente è un'attività impostata per ripetersi più volte. Ciò può essere utile per pianificare riunioni settimanali, per rifornire il magazzino o per dar conto delle attività cardine trimestrali di un progetto.

Per impostare un'attività o un'attività cardine come ricorrente, selezionala e apri la finestra di impostazioni Attività. Nella sezione Info attività, apri il menu a comparsa Tipo e scegli Rendi ricorrente l'attività. Viene visualizzata la finestra di dialogo di ricorrenza dell'attività per impostare le proprietà dell'attività ricorrente.

1. Durata: consente di impostare una durata per l'attività ricorrente.

2. Inizio: consente di impostare un momento di inizio per l'attività. Se la prima occorrenza dell'intervallo di ripetizione è successiva al momento di inizio, questo cambia automaticamente per coincidere con la prima occorrenza.

3. Fine: scegli se impostare una Fine entro cui terminare l'intervallo, programmando abbastanza occorrenze per tutto l'intervallo tra l'inizio e la fine, oppure scegli un Termine successivo a un numero fisso di occorrenze.

4. Intervallo di ripetizione: usa il menu a comparsa per selezionare un intervallo in giorni, settimane, mesi o anni e imposta un valore per gli elementi dell'intervallo da far trascorrere tra le ripetizioni.

5. Dettagli intervallo: usa questi controlli per affinare i parametri dell'intervallo di ripetizione scelto. Questa sezione cambia a seconda che tu scelga giorni, settimane, mesi o anni.

6. Interrompi ripetizione: fai clic per modificare l'attività o l'attività cardine da ricorrente a normale, annullando le occorrenze future. Questa opzione viene visualizzata solo quando modifichi le regole di ricorrenza di un'attività ricorrente esistente.

7. Annulla, Applica: fai clic per annullare qualsiasi modifica o per applicarla all'attività.

Dopo aver impostato un'attività ricorrente, puoi successivamente utilizzare il menu Tipo della finestra di impostazioni Info attività per scegliere Modifica regole di ricorrenza, che apre una finestra di dialogo in cui puoi modificare le proprietà di ricorrenza dell'attività, e Interrompi ricorrenza per annullare le future occorrenze pianificate dell'attività.

Un'attività ricorrente è rappresentata nella struttura delle attività e nel diagramma di Gantt come un raggruppamento di attività che contiene ciascuna istanza dell'attività programmata per svolgersi; questo gruppo viene mostrato di default come compresso quando viene chiuso.

Divisione delle attività

A volte può essere utile sospendere un'attività specifica, ad esempio perché un collaboratore fondamentale è in ferie o perché un'altra parte del progetto ha assunto la priorità. Quando desideri che una risorsa o un membro del team dedichino tempo a qualcosa di diverso dall'attività assegnata, la soluzione ideale consiste nel dividere l'attività in due parti, precedente e successiva al periodo di sospensione.

Per dividere un'attività:

• Seleziona l'attività nella struttura.
• Scegli Struttura > Dividi attività (Opzione-Comando-S).
• Nel popover regola la durata di entrambi i lati della divisione, scegli la data e l'ora per la ripresa dell'attività dopo l'interruzione e fai clic sul pulsante Dividi attività; l'attività viene divisa per essere completata in un secondo momento.

Dopo aver diviso un'attività, è sempre una buona idea livellarla in modo da verificare che la divisione sia il modo più efficiente per gestire l'attività in questione tenendo conto delle risorse disponibili per il progetto e dei vincoli temporali.

Creazione di attività condizionate

Un'attività condizionata è un'attività la cui durata dipende dal termine dell'attività precedente e dall'inizio di quella successiva. Questo tipo di attività è utile nel caso di una scadenza improrogabile per la quale è necessario decidere che cosa è possibile contrarre se il progetto è in ritardo o se vi sono fattori esterni che influenzano lo svolgersi di porzioni di progetto.

Se, ad esempio, devi preparare un documento scritto, il tempo dedicato alla revisione varia in base al completamento del documento e alla sua data di consegna.

Utilizzando questo scenario, creiamo un'attività condizionata di esempio. Il nostro punto di partenza è un insieme composto da due attività e da un'attività cardine collegate da dipendenze Fine > Inizio: Scrivere newsletter, Modificare newsletter e Pubblicare newsletter.

Vogliamo pubblicare la newsletter il 12 giugno, quindi impostiamo la data Inizio non prec. a dell'attività cardine per riflettere questa scadenza.

Quindi aggiungiamo una dipendenza per indicare che la modifica termina quando inizia la pubblicazione. Dato che Pubblicare newsletter è un'attività cardine, anziché un'attività, le sue date di inizio e fine sono equivalenti, quindi questa dipendenza è di tipo Fine > Fine (se la pubblicazione fosse un'attività, sarebbe una dipendenza Inizio > Fine).

Poiché questa dipendenza è direzionale, perché OmniPlan comprenda la relazione è opportuno selezionare l'attività cardine e trascinare una freccia di dipendenza sull'attività Modifica, anziché scegliere il tipo di dipendenza dalla sezione Dipendenze della finestra di impostazioni Attività.

Dopo aver creato questa dipendenza, eliminiamo la dipendenza Fine > Inizio non necessaria da Modificare a Pubblicare per evitare di creare un ciclo di dipendenze.

Con le dipendenze correttamente impostate, il passo finale nella creazione dell'attività condizionata è quello di selezionarla e scegliere Attività condizionata come tipo di attività dalla finestra di impostazioni Attività.

Ora, se la stesura della newsletter richiede più del previsto, la durata dell'attività di modifica si ridurrà per rispettare le esigenze delle attività su entrambi i lati.

Modifica nel diagramma di Gantt

Manipolare gli elementi direttamente nel diagramma di Gantt può essere utile per mantenere una pianificazione in qualsiasi punto del suo avanzamento. Nelle seguenti sezioni sono descritti gli strumenti per modificare il progetto mentre è in corso.

Creazione di linee di dipendenza

Per tracciare linee di dipendenza tra attività:

• Seleziona la barra di un'attività nel diagramma di Gantt per visualizzare le relative frecce di dipendenza.
• Trascina una freccia di dipendenza dall'inizio o dalla fine di un'attività.
• Rilascia la freccia all'inizio o alla fine di un'altra attività per creare una dipendenza.

Eliminazione di linee di dipendenza

Per eliminare una linea di dipendenza tra due attività:

• Seleziona la linea di dipendenza facendo clic su di essa.
• Premi Elimina.

In questo modo viene rimossa la relazione di dipendenza rappresentata dalla linea; le attività, ora non più correlate, si spostano di conseguenza.

Creazione di vincoli su attività

Per tracciare vincoli sulle attività:

• Tieni premuto il tasto Maiuscole e trascina dall'inizio o dalla fine di un'attività per creare un vincolo di inizio o fine.
• Per eliminare un vincolo esistente, tieni premuto il tasto Maiuscole e fai doppio clic su di esso.

Programmazione manuale delle attività

Per programmare manualmente le attività:

• Seleziona un'attività e trascinala orizzontalmente dalla sua posizione di default sulla linea del tempo.

• L'attività è programmata nella sua nuova posizione e il tipo di programmazione è impostato su Manuale.

Modifica della durata dell'attività

Per modificare la durata di un'attività nel diagramma di Gantt:

• Fai clic sulla maniglia di trascinamento all'estremità destra della barra dell'attività.
• Trascina l'estremità della barra a sinistra o a destra per modificare la durata dell'attività. Tieni premuto il tasto Maiuscole mentre trascini per arrotondare a valori interi.

Adeguamento del completamento delle attività

Per adeguare la quota completata di un'attività:

• Fai clic sulla maniglia bianca a forma di casa che si trova sulla barra di un'attività.
• Trascina la maniglia per aggiornare il completamento.

Aggiornamento del completamento delle attività

Se tutto sta andando secondo i piani, è sufficiente fare clic sul pulsante Aggiorna a oggi sulla barra degli strumenti.

Scegli una data e un orario (l'impostazione di default è oggi), se consentire che le attività siano contrassegnate come parzialmente completate e se aggiornare tutte le attività o solo quelle selezionate.

Quando fai clic su OK, le percentuali di completamento delle attività vengono aggiornate in base alla data e all'ora specificate.

Riprogrammazione di attività non completate

Quando un'attività non viene completata in base alla programmazione, puoi utilizzare il pulsante Riprogramma sulla barra degli strumenti per determinare rapidamente come ricollocarla alla luce della situazione corrente.

Facendo clic sul pulsante Riprogramma viene visualizzata la finestra di dialogo che segue.

Scegli data e ora per la riprogrammazione delle attività non completate e stabilisci se aggiornare tutte le attività o solo quelle selezionate.

Quando fai clic su OK, le attività incomplete vengono spostate e l'intera programmazione si aggiorna, in modo che il lavoro possa proseguire da qui in poi.

Tieni presente che questa operazione sposta solo le attività con lavoro incompleto programmate per un periodo precedente alla data specificata; le attività future restano invariate.

Visualizzazione nel diagramma di Gantt

Per tenere a portata di mano i dati più pertinenti del progetto, puoi personalizzare l'aspetto di molti elementi del diagramma di Gantt in base alle tue esigenze.

Personalizzazione delle etichette delle attività

Scegli Vista > Gantt > Personalizza etichette delle attività per aprire l'editor delle etichette delle attività, con menu a comparsa per le posizioni delle etichette relative ad attività, raggruppamenti e attività cardine, nonché per il tracking dell'intervallo delle righe e dell'intestazione del diagramma di Gantt.

• Tracking intervallo: una rappresentazione del costo o dello sforzo, cumulativo o a intervalli. Quando questa opzione è attiva, il valore viene visualizzato su ogni riga (come riga di testo sotto la riga della barra dell'attività) oppure sull'intestazione della data del diagramma di Gantt (come riga sotto la riga della data).

• Attività raggruppamenti, attività cardine: per ogni tipo di attività è disponibile un set di menu a comparsa che rappresentano le aree della riga dell'attività nel diagramma di Gantt: un'area di prefisso, la barra dell'attività stessa e un'area di suffisso dopo la barra. Usa ciascun menu per scegliere un tipo di colonna personalizzato da visualizzare in quell'area della riga.

Modifica della scala del grafico

Puoi cambiare l'intervallo di date visibile nel diagramma di Gantt utilizzando il menu di zoom nell'angolo in alto a destra del diagramma oppure facendo clic nell'intestazione con le date nel diagramma e trascinando verso sinistra o destra, come se stessi ridimensionando una colonna.

Questo menu è disponibile anche come menu contestuale sull'intestazione delle date e contiene i seguenti comandi:

• Automatica: ridimensiona l'area visibile del progetto in modo automatico in base alle date di inizio e fine.

• Specifica: ridimensiona il progetto con incrementi di minuti, ore, giorni, settimane, mesi, trimestri o anni.

• Scala e adatta al progetto: ridimensiona il progetto per farlo rientrare interamente nell'area visibile del diagramma di Gantt.

• Scala e adatta alla selezione: ridimensiona il progetto in modo che la selezione attuale rientri nell'area visibile del diagramma di Gantt.

• Personalizza intestazioni: apre le preferenze di visualizzazione di OmniPlan, in cui puoi impostare la visualizzazione delle intestazioni di data nel diagramma di Gantt.

Impostazione delle ore non lavorative

Per fare in modo che nel diagramma di Gantt sia visualizzato un colore di sfondo alternativo per i giorni in cui normalmente non si lavora, scegli Vista > Orario non lavorativo e seleziona la voce di sottomenu applicabile: Nessuno, Festività, Fine settimana o Tutto.

Evidenziare le ore non lavorative in questo modo fornisce un quadro più chiaro di quando il lavoro viene effettivamente svolto, e aiuta a spiegare perché alcune barre nel diagramma di Gantt sembrano particolarmente lunghe rispetto alla lunghezza delle attività.

È possibile scegliere un colore per l'aspetto delle ore non lavorative nella finestra di impostazioni Stili ed è possibile personalizzare le ore stesse nella Vista risorse.

Utilizzo dei percorsi critici

Guardare un progetto o il percorso critico di un'attività cardine è un ottimo modo per farti un'idea di quali attività sono più essenziali per completare l'obiettivo nei tempi previsti. Identificare le attività che fanno parte del percorso critico (e viceversa) aiuta a definire la priorità del lavoro per garantire il rispetto delle scadenze.

Di default, OmniPlan determina il percorso critico tenendo conto delle relazioni di dipendenza tra le attività e della quantità di tempo libero (o flessibilità) tra di esse.

• Poiché il percorso critico è correlato alle dipendenze, ad esempio, una catena ininterrotta di attività con dipendenze Fine > Inizio rappresenta un percorso critico semplice per il completamento del progetto. Eventuali attività indipendenti non saranno incluse nel percorso, dal momento che possono verificarsi in qualsiasi momento nel corso del progetto.

• Poiché il percorso critico è correlato alla flessibilità, ad esempio, le attività condizionate (o attività la cui data di inizio è successiva al completamento di altro lavoro) possono creare periodi di vuoto nel progetto. La durata di questi periodi, che determina se il percorso critico ne sia influenzato o meno, è impostata nella finestra di impostazioni Attività cardine.

OmniPlan è in grado di visualizzare i percorsi critici sia per l'intero progetto che per le singole attività cardine. Per attivare i percorsi critici, fai clic sul pulsante Percorso critico sulla barra degli strumenti; per scegliere quali percorsi critici visualizzare, fai clic sulla freccia nell'angolo del pulsante e scegli le attività cardine desiderate, oppure selezionale nella finestra di impostazioni Attività cardine.

Misurazione dei progressi mediante le previsioni

Una volta terminata la configurazione del progetto e quando sei pronto a iniziare a implementarlo, puoi impostare una programmazione prevista. La previsione rappresenta gli intendimenti originali del progetto, da confrontare con la programmazione effettiva. La programmazione effettiva, invece, corrisponde allo svolgimento effettivo del progetto. Prima di definire la previsione per un progetto, previsione e programmazione effettiva coincidono. Una volta stabilita la previsione, eventuali modifiche si riflettono solo sulla programmazione effettiva.

Per impostare una previsione, fai clic sul pulsante Imposta previsione della barra degli strumenti. Ti verrà richiesto di inserire il nome della previsione in un campo; il nome di default è la data odierna.

Quando fai clic su OK, la programmazione prevista viene impostata ed eventuali modifiche successive vengono apportate alla programmazione effettiva.

Scegli Separa programmazioni o Entrambe le programmazioni per visualizzare insieme previsione e programmazione effettiva, in modo da poterle confrontare.

OmniPlan 4 supporta tante previsioni quante ne preferisci: così, in qualsiasi momento del progetto, puoi acquisire un'istantanea che definisce un nuovo standard in base al quale procedere con il progetto effettivo. È possibile confrontare una determinata previsione con la programmazione effettiva corrente utilizzando il menu Previsione/Effettivo della barra degli strumenti.

Utilizzo delle simulazioni per eseguire una stima del completamento delle attività cardine (Pro)

OmniPlan 4 Pro include strumenti per il calcolo del livello di certezza relativo al completamento di un'attività cardine entro una determinata scadenza, utilizzando simulazioni Monte Carlo basate su stime dello sforzo necessario per raggiungere l'obiettivo. I risultati di queste simulazioni possono aiutare a identificare dove potrebbero verificarsi ritardi (o dove la programmazione potrebbe venire superata).

Per eseguire una simulazione, passa alla Vista Gantt e seleziona il pulsante Simulazioni sulla barra degli strumenti; in alternativa, scegli Progetto > Esegui simulazioni Monte Carlo. Le impostazioni che scegli qui (e la simulazione stessa) verranno applicate a tutte le attività e attività cardine del progetto.

Il livello di certezza fornito dalla simulazione è determinato dalla quantità di sforzo stimato come necessario per il completamento delle attività all'interno di ogni attività cardine. Se non hai impostato manualmente stime di sforzo per le attività, sarà utile farlo, oppure utilizzare la comoda funzione Calcola automaticamente stima sforzo (reperibile anche nel menu a comparsa Monte Carlo).

Dopo il completamento della simulazione, una serie di barre orizzontali viene visualizzata sui giorni intorno a ogni attività cardine (rappresentata da un piccolo rombo); una barra equivale al 20% di certezza che l'attività cardine sarà completata quel giorno (quindi 5 barre su un giorno indicano che, secondo la simulazione, esiste una probabilità del 100% che l'attività cardine venga completata quel giorno). Passa il mouse sopra le barre relative a ogni giorno per maggiori dettagli.